Miles de personas en España que son profesionales y suelen viajar por trabajo se preguntan si se puede desgravar los billetes de transporte para que de esta forma, los gastos de viaje sean deducibles. Lo cierto es que las empresas o trabajadores autónomos pueden deducir el IVA de los gastos vinculados a su actividad. Pero desde luego, se hace necesario cumplir con una serie de requisitos y condiciones que debemos tener en cuenta y saber al mismo tiempo en qué ámbitos podemos realizar estas deducciones.
Veamos 5 condiciones y requisitos que nos permiten la deducción de los gastos de viajes.
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Gastos de viaje
La realidad es que cada vez son más las personas trabajadoras que se desplazan por motivos netamente laborables o que por el contrario suelen realizar tareas fuera de su lugar habitual de trabajo. Y la realidad es que los gastos de viaje suelen suponer un importante coste para las empresas. Si lo anterior es nuestra circunstancia, debemos saber y tener claro cuáles son los gastos de viaje deducibles en base a los tipos de impuestos, y cuáles son los requisitos para pedir la deducción.
Para comenzar es bueno saber que la ley española establece que podemos desgravar tanto los gastos de desplazamiento en transporte así como también desgravar aquellos gastos relacionados con estancia en hoteles y los de manutención. Evidentemente, hay unos límites relacionados con las cantidades exentas. Desde luego que también no es sencillo acreditar que sus gastos sean llevados a diario o durante los fines de semana.
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Dietas laborales
El término dietas laborables se refiere a aquellas compensaciones económicas que le son atribuidas a los trabajadores cuando se desplazan por razones laborales. En pocas palabras, las dietas laborables no son parte del salario del trabajador, puesto que no retribuyen tu trabajo. El objetivo de lo que se conoce como dietas laborables es cubrir esos gastos en lo que los trabajadores suelen incurrir de forma adicional.
Evidentemente esos gastos adicionales no debe soportarlos el trabajador. Estos gastos están relacionados van desde el transporte hasta la comida o el alojamiento, tal y como está establecido en el artículo 40 del Estatuto de los Trabajadores.
Otro de los gastos adicionales que entran dentro del término dietas laborales, son los gastos de las noches que te hayas tenido que hospedar en un hotel o también los gastos relacionados con las comidas afueras de la oficina por motivos de trabajo. Esto se conocen como gastos de manutención (establecimientos hosteleros) y estancia (alojamientos).
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Gastos de viaje deducibles en el Impuesto de Sociedades
Generalmente en el impuesto de sociedades las cantidades cubiertas por la empresa únicamente constituirán un gasto fiscalmente deducible cuando sean cumplidas las condiciones legales y claramente establecidas de devengo, correlación de ingresos y gastos y justificación. Básicamente el criterio base que se da por hecho en el impuesto de sociedades para hacer deducible es que se demuestre que los gastos estén relacionados con los ingresos.
Un caso muy particular tiene que ver con las comidas con proveedores, clientes o trabajadores. En este caso la ley del impuesto de sociedades muestra en su artículo número 14 que aquellas actividades en la que no se acredita la relación del gasto con la promoción de la actividad no serán deducibles, lo que se conoce como "liberalidades".
Sin embargo en dicha normativa también se matiza que no se incluyen en el concepto de liberalidad, lo que deja claro que sí son deducibles los siguientes gastos:
- Aquellos gastos que estén enmarcados por relaciones públicas con clientes o con proveedores.
- Como norma general todos aquellos gastos que se relacionen con los ingresos.
- Gastos destinados a promocionar, directa o indirectamente cualquier venta de bienes o prestación de servicios.
- Gastos realizados con respecto al personal de la empresa con arreglo a los usos y costumbres.
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Gastos de viaje deducibles en el IVA
Los gastos de viajes deducibles en el IVA están enmarcados en una serie de requisitos contemplados en la ley de impuesto del valor añadido y son los siguientes requisitos:
- Siempre que aportemos las facturas originales completas, y no sólo el billete, la agencia tributaria establece la devolución del IVA del transporte para los viajes de negocios.
- El gasto debe estar completamente relacionado y vinculado a la actividad económica de la empresa de forma directa.
- El gasto debe estar completamente comprobado y justificado mediante documentos quedando registrado en la contabilidad de la empresa.
Todos los gastos que cumplan los tres requisitos antes mencionados podemos deducir el IVA.
5. Gastos de viaje deducibles en IRPF
Antes hemos mencionado sobre los gastos de dietas y kilometraje. El reglamento del IRPF, establece cuales son las condiciones y límites para este tipo de gasto, y muestra claramente en qué circunstancias están exentos de gravamen y, por lo tanto, no deben tributar. Eso en otras palabras lo que quiere decir es que el trabajador no está obligado a incluirlos en su declaración del IRPF y por su parte tampoco la empresa debe efectuar ningún tipo de retención sobre ellos.
Es importante conocer como la ley del IRPF establece y califica como y cuáles son los rendimientos íntegros del trabajo sujetos a retención. Entre esos están los siguientes:
- Los sueldos y salarios evidentemente.
- Aquellas remuneraciones que se dan en concepto de gastos de representación y las dietas designaciones a gastos de viaje están sujetos a retención.
Ahora bien, otros gastos mencionados anteriormente como por ejemplo los gastos de locomoción, y también los gastos de manutención y estancia no están sujetos a retención ya que cuentan con una serie de requisitos y límites que permiten evitar la retención relacionada al IRPF. Para que esto sea posible, se deben dar las siguientes condiciones:
- Gastos de locomoción: para que los gastos de locomoción queden exentos en su totalidad del importe, se debe presentar debidamente la factura del pago de dicho transporte. Si se realizó el uso de un vehículo particular, quedan excluidos hasta 0,19 euros por kilómetro recorrido, y también aquellos gastos relacionados con el peaje del aparcamiento que estén justificados debidamente.
- Gastos de alojamiento: siempre que el hotel estén un municipio distinto al lugar de residencia del trabajador, los gastos de alojamiento no estarían sujetos a gravamen.
- Gastos de manutención: los gastos de manutención son aquellos relacionados con los gastos normales en establecimientos de hostelería, y estos gastos de manutención también son deducibles. Sin embargo, en estos gastos sí que se aplica algunas condiciones y cantidades como límite:
a) Gastos dentro de España: para los gastos de manutención dentro de España la cantidad límite es de 53,34 euros diarios como máximo con pernocta, y sin pernocta el límite es mucho menor y se establece en 26,67 euros.
b) Gastos en el extranjero: Por tratarse de gastos en el extranjero, el límite es mayor, quedando así en 91,35 euros diarios con pernocta y sin pernocta 48,08 diarios.
c) Personal de vuelo: en el caso del personal de vuelo de las compañías aéreas sin pernocta el límite es de 36,06 euros diarios en desplazamientos dentro de España y de 66,11 euros al día cuando dicho gasto se da en países extranjeros.
Cabe destacar que cualquier cantidad que exceda los límites antes mencionados, o que no cumpla con los requisitos entrará dentro del terreno conocido como: rendimiento dinerario y por tanto quedará sometida a retención y gravamen.
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Nuevas tecnologías para deducir los gastos de viaje.
Este último punto, no está sujeto alguna condición o requisito indispensable para desgravar nuestro billete de transporte. Por el contrario lo que se busca es animar a utilizar las nuevas tecnologías ya que brindan herramientas tecnológicas que hacen posible digitalizar los tickets y recibos, lo que sin duda una solución bastante útil a la hora de gestionar los gastos de viajes de nuestra empresa y empleados.
Estas aplicaciones móviles nos permiten digitalizar los documentos que están relacionados con este tipo de gastos, generando un documento completo que es válido para la reducción del IVA y también es válido en la mayoría de los casos para solicitar a nuestros proveedores en base a esa información digitalizada la emisión de la factura correspondiente para deducir el impuesto. Es por ello que te animamos a hacer uso de las nuevas tecnologías ya que son bastante útiles para generar los documentos que necesitamos relacionados con la solicitud de deducciones y disminuir el temido "papeleo".